Új helyre költözik az egyesület, vagy másik ingatlant jelöl ki hivatalos címeként? A székhely megváltoztatásához a belső döntés önmagában nem elég: a címet az alapszabályban és a bírósági nyilvántartásban is át kell vezetni. A gondosan előkészített iratok segítenek elkerülni a hiánypótlást és az ügyintézés elhúzódását.
A Logosz Cégcsoport egyesületeknek is nyújt segítséget székhellyel és cégügyekkel kapcsolatos ügyintézésben. A dokumentumok beadás előtti közös ellenőrzése segíthet kiszűrni a hiányzó adatokat és az egymásnak ellentmondó címeket.
Ki határozhat az új székhelyről?
Elsőként az alapszabályt kell áttekinteni, mert ebből derül ki, melyik egyesületi szerv jogosult dönteni a székhely módosításáról.
A határozathozatal során az összehívásra, a határozatképességre és a szavazásra vonatkozó előírásokat is be kell tartani. Ha a döntés a közgyűlés hatáskörébe tartozik, annak szabályos összehívása és dokumentálása különösen fontos.
Mivel a székhely az alapszabályban is szerepel, a cím változásakor az okiratot is módosítani kell. A határozatban pontosan tüntessék fel az új címet, és rögzítsék, mikortól lép hatályba a változás. A közgyűlési jegyzőkönyv és a jelenléti ív igazolja, kik vettek részt az ülésen, illetve hogyan született meg a döntés.
A szabadidős programokat szervező egyesületeknél a költözés a tagok mindennapjait is érintheti: változhat a próbák, edzések vagy összejövetelek helyszíne. A programok helye azonban eltérhet a hivatalos székhelytől, ezért a két címet nem szabad összekeverni a dokumentumokban.
A hatvan napos határidőre is figyelni kell
A nyilvántartott adatok változását a döntés hatályosulásától számított 60 napon belül kell bejelenteni az illetékes törvényszéknek.
A határidő számításánál ezért fontos, hogy a határozat egyértelműen rögzítse a változás időpontját. A dokumentumok előkészítését célszerű már a döntés előtt megkezdeni, hogy a benyújtás ne az utolsó napokra maradjon.
A változásbejegyzési kérelemhez csatolni kell a döntést igazoló iratokat, valamint a módosított, egységes szerkezetű alapszabályt.
A kérelem és a mellékletek formai követelményeit az eljárás során alkalmazandó szabályok határozzák meg, ezért beadás előtt ellenőrizzék az aktuális nyomtatványt és dokumentumlistát. Egy hiányzó melléklet vagy nem megfelelően aláírt irat hiánypótlást tehet szükségessé.
Igazolni kell a cím használatának jogát
Az egyesületnek azt is alá kell támasztania, hogy jogosult az új címet székhelyként használni. Más igazolás lehet szükséges, ha az ingatlan az egyesület tulajdona, és más, ha a használatot a tulajdonos engedélyezi. A megfelelő dokumentumot mindig az adott helyzethez kell igazítani.
A cím minden iratban betűre pontosan egyezzen: a kérelemben, a határozatban, az alapszabályban és a használati jogot igazoló dokumentumban is. Ellenőrizzék az irányítószámot, a településnevet, az utca megjelölését és a házszámot. A kisebb eltérések is kérdéseket vethetnek fel a bírósági ügyintézés során.
